働き方

【効率化のコツ】仕事を効率的に終わらせて生産性を上げよう

みなさまこんにちは。

サラリーマンの仕事って次から次へと発生してきますよね。
終わらせても終わらせても次の仕事、まるでゾンビのように。

そこで今回は、そんな大量の仕事をできるだけ効率よく処理するコツを書き記したいと思います。

私がこれまで実践してきた中で、特に効果があったもの3つを紹介します。

みなさまも、ぜひ取り入れてみてください。

タスクを細分化して見える化

「何をいつまでにやらないといけないのか?」

仕事をする上では全体像を把握することが重要です。

これを曖昧にしたまま作業を開始してしまうと、作業に漏れが発生したり、やらなくていい作業をやってしまったりして期待されたスケジュール通りに進まない可能性が高くなってしまいます。

そのために、タスク(あなたが行う作業)を、さらに粒度の小さいものに細分化し、それを見える化(他の人が可視できる状態に)することを心がけましょう。

タスクの細分化

具体的には、「次回の企画報告会までに、報告書を作成する」というタスクであれば、

・情報収集
・データまとめ
・報告書ドラフト作成
・関係者レビュー
・レビュー指摘反映
・再レビュー
・上司の承認を得る

といった小さい単位の作業にタスクを分解します。

そして、それぞれを付箋紙に張り出し、それぞれをどの優先順位でいつまでにやるか?を決定します。

決定したら、上司か同じチームのメンバーに確認してもらいましょう。認識違いがあれば、ここで軌道修正できますので、後々の手戻りがありません。

こうすることで、タスクの全体像が見えるようになり、やるべきこととスケジュールが明確になります。

タスクの見える化

そして、でき上がったらそれをみんなの見える場所に張り出しましょう。
もし張り出す場所が無いようでしたら、ノートに貼って広げておくといいと思います。

重要なのは、自分だけではなく他の人にもあなたのタスクを見えるようにすることです。

そうすることで、もし間違った方向に進みそうになったり、困りごとがあって作業が進んでいない場合は、上司やチームメンバーが気付いて軌道修正してくれます。

「付箋紙で張り出すなんて原始的だな!」と感じる方は、PCやスマホアプリでOKです。私の職場の上司はそういったアプリに疎いので、紙でやっていました。
(IT企業なんですけどね・・・。)

アプリでオススメなのはTrelloです。
プライベートでよく利用しています。

Trello

このようにタスクを見える化して、無駄な手戻りを無くすだけで効率は各段にアップします。

 

不要な会議時間の削減

オフィスワーカーにとって、会議や打ち合わせが多すぎるというのは共通の悩みかと思います。

意味のある会議なら良いのですが、ダラダラ時間だけが過ぎていって何も決まらない会議はなるべく減らしたいですよね。

一番有効なのは、会議のやり方を根本から変えることです。そのためには、ファシリテーターの知識・技術を身につけ実践することをオススメします。

ファシリテーターとは、ファシリテーションを専門的に担当する人のことをいう。 ファシリテーター自身は集団活動そのものに参加せず、あくまで中立的な立場から活動の支援を行うようにする。例えば会議を行う場合、ファシリテーターは議事進行やセッティングなどを担当するが、会議中に自分の意見を述べたり自ら意思決定をすることはない。これにより、利害から離れた客観的な立場から適切なサポートを行い、集団のメンバーに主体性を持たせることができるとされる。「調整役」「促進者」などと訳される。

引用元:コトバンク

私の場合は、部署の全社員がファシリテーターの講習を受講したことで、劇的に会議が効率化されました。

そうはいっても、なかなか全員がファシリテータの勉強をするというのは現実的に難しいかもしれません。そこでオススメなのが、会議のアジェンダを作成することです。

アジェンダ

事前に会議の目的やゴール、そして会議運営ルールを出席者の共通認識としてインプットしておくと、会議がスムーズに進むようになります。

具体的には、会議・打ち合わせの開催案内と同時にアジェンダもメール等で案内することです。フォーマットの例を紹介します。

アジェンダ

<議題>
〇〇の方針決定について
<日時>
X月Y日(Z曜) xx:xx ~ yy:yy
<参加者>
A課長、Bさん、Cさん
<目的>

<目標>

<添付資料>

このような感じです。是非アレンジして使ってみてください。

本当にその会議・その人数が必要か?

また、会議や打ち合わせが本当に必要なのか?人数は適正か?を今一度振り返るのもオススメです。そうしないと、無駄に他人の時間を奪ってしまうことになりかねないですね。

  • 情報共有が目的なら、メールやチャットツールで済ませられないか?
  • 参加者は必要最低限に絞ったか?

会議で一度も発言しない人は恐らくその会に必要ない人だと思いますので、次回からは呼ばなくてもいいかもしれませんね。

 

チャットツールの活用

チャットツールは、電話のようなリアルタイム性とメールのような記録性の両者を兼ね備えた、とても便利なツールです。

電話は即相手とコミュニケーションを取れる反面、強制的に相手の時間を奪ってしまうツールです。

それに対し、チャットツールであれば送られたメッセージはメールのように残っているので、自分の好きな時に見ることができますし、グループでチャットすることもできます。
そして、メールのようにかしこまった文面を書く必要がありません。話し言葉でやりとりするため、メールよりも応対がとてもスムーズに進みます。

また、プレゼンス(在席)確認ができるチャットツールも多いので、在席のタイミングでチャットするとスムーズなコミュニケーションがとれるでしょう。

チャットツールはたくさんありますが、有名なのはSlackやSkypeでしょうか。

その仕事、Slack で。 | Slack

Skype | 無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール

このように、チャットツールには電話やメールにはないメリットがたくさんありますので、ぜひ部内やチーム内でチャットツールの導入をしてみてはどうでしょうか。

 

まとめ

効率的に仕事を進めるための方法を3つご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
ぜひ効率化に取り組んでいただければと思います。

ちなみになのですが、私は2016年度の月間残業時間の平均が52時間でした。
しかし、2017年度は31.5時間、2018年度は16.6時間まで減らすことに成功しています。

もっとも、ここに書いたことだけでここまで減らせたわけではなく、ほかにも色々な改善施策を実施したうえでの数値です。しかし、かなりの割合でこの3つの改善策が役に立っているなということを実感しています。

ほかの改善施策は後日に別記事で紹介しようと思いますのでよろしければ他のページもご覧いただけると嬉しいです。

 

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