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ペーパーレスで効率化!スキャナーで紙を電子化するメリットとは?

ペーパーレスで効率化!スキャナーで紙を電子化するメリットとは?

みなさんのデスクの上には紙が溢れていませんか

重要な会議資料や取引先の名刺、どうでもいい社内報、いつ書いたのかも分からない手書きのメモなどが大量にある光景、よく見かけると思います。

こんな状態だと必要な書類を探すのに時間がかかって非効率ですし、何よりデスクが汚く見えるので人の目も気になっちゃいますよね。

そんな方はペーパーレス化(紙文書の電子化)に取り組んで紙を破棄してみませんか?

まる太
まる太
私はデスクに散乱している紙を電子化したら見違えるほどデスクがすっきりしました。

 

今回は、ペーパーレス化のメリットについて紹介したいと思います。

 

ペーパーレス化で紙文書を削減しよう!

メリットの前に、まずペーパーレス化とは何か?について簡単に説明します。

ペーパーレス化とは、紙文書をスキャナーやカメラアプリなどを使ってスキャンし、電子データとして保存することで、原本の紙を手元から無くすことです。

原本は破棄してもいいですし、倉庫などに保管してもいいです。

まる太
まる太
よほど重要な書類でなければ、通常は破棄します。

 

電子化したデータの保存先は、パソコンやスマホ内、もしくはDropboxやGoogleドライブなどのクラウド上に保管して、いつでも参照できる状態にしておけばOKです。

 

ペーパーレス化のメリット

では本題の、紙を電子化してペーパーレス化するとどのようなメリットがあるのかを見ていきます。

大きく以下の5つのメリットがあります。

  • 原本を破棄できる
  • 文書が探しやすくなる
  • いつでもどこでも閲覧できる
  • 多人数との共有が容易
  • バックアップ性に優れている

原本を破棄できる(保管・管理コスト、紛失リスクが減る)

紙文書をスキャナーなどで電子化してしまえば、パソコンやスマホから閲覧できるようになりますので、元の原本を破棄してしまうことが可能になります。

もちろん、法的に保管が義務付けられている書類は破棄できませんが、

大量の会議資料や手書きのメモなどは全て電子化して破棄してしまえばデスク周りがすっきりします。

また、紙文書はデスクの上に置いたり持ち運んだりしていると、紛失や盗難のリスクがありますよね。

しかし電子化したデータであれば、パスワードを付けておくと第三者が閲覧できませんので、セキュリティーも確保できる点がポイントです。

文書が探しやすくなる(検索性の向上)

電子化したデータは、OCR(光学文字認識)ができる文字認識ソフトを使うと、データ内の文字を検索することができるようになります。

つまり、探したいワードで検索すれば目的の文書をすぐに見つけることが可能となるのです。

これは紙文書だと絶対にできないので、電子化ならではの利点ですね。

いつでもどこでも閲覧できる(場所の制約がない)

電子化したデータをDropboxやGoogleドライブなどのクラウド上に保存しておけば、いつでもどこでもパソコンやスマホから閲覧が可能になります。

わざわざ紙文書を持ち歩かなくてもすぐに閲覧できるのは、利便性の面で非常に効果が高いですね。

ちょっとした外出時にも、出先から資料を見ることができますので、資料を確認しに会社に戻らずにすむというメリットもあります。

多人数との共有が容易(大量印刷・配布が不要)

会議資料などの多人数と共有する必要がある文書の場合、紙の場合だと人数分印刷して、配布する手間とコストがかかりますよね。

その点、電子化されたデータならメールに添付したり、クラウドに保存した先のURLを伝えれば多人数と簡単に共有できますので、印刷コスト(インク代・人件費)も削減できます。

バックアップ性に優れている

最後に、電子データはバックアップが容易です。コピーするだけなので、いくつもバックアップしておけば安心ですね。

また、文書を更新した際には更新前のファイルも適宜バックアップを取っておけば変更差分が明らかですし、履歴も追いやすくなりますね。

 

以上5つがペーパーレス化のメリットです。

 

まとめ

今回は、ペーパーレス化のメリットについて紹介しました。

まる太
まる太
ぜひ身の回りの溢れた紙文書を電子化して、便利・効率化を目指してみませんか。

 

紙が無くなるということは環境にも優しいですよね。

電子化するにはスマホのカメラアプリでも可能ですが、キレイな画質を求める場合や大量の文書を一気に電子化するにはスキャナーを使うのがオススメです。

 

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それでは、みなさんもぜひペーパーレス化についてご検討してみてくださいね!